Optik Office - Die Software für Augenoptiker

Optik-Office ist eine Verwaltungssoftware für Augenoptikfachgeschäfte, die programmtechnisch und –inhaltlich keine Wünsche offen lässt.

Optik-Office zeichnet sich durch seine sehr einfach handzuhabende und übersichtliche Windows-Oberfläche aus, so dass man auch ohne große Computerkenntnisse die Software intuitiv bedienen kann.
Optik-Office ist eine Komplettlösung!
In der Hauptlizenz sind alle Standardfunktionen enthalten, die man zur sinnvollen PC-Arbeit im Augenoptikfachgeschäft benötigt, d.h. Kunden- und Brillenauftragsverwaltung, Glasbestellung, Fassungslagerverwaltung, Auftragsverfolgung sowie Mailing- und Statistikfunktionen.
Des weiteren gibt es für Optik-Office auch Zusatzmodule. Dabei handelt es sich um Spezialfunktionen, für deren Einsatz zumeist externe Voraussetzungen gegeben sein müssen.

In den nachfolgenden Menüpunkten möchten wir Ihnen übersichtlich die wichtigsten Bestandteile von Optik-Office einmal vorstellen!

Auf einen Blick

Wir möchten Ihnen in die wichtigsten Bestandteile von Optik-Office kurz vorgestellen! Auf alles kann man natürlich nicht eingehen. Möchten Sie weitere Informationen, so fordern Sie bitte kostenlos und unverbindlich eine Demo-CD an!
Darin finden Sie noch viele weitere Funktionen, z.B.:

Auf einen Blick
  • diverse Einstellmöglichkeiten für Ihre Unternehmensdaten, Ihre Fassungsetiketten,
    Ihre Passwörter, Ihre Buchungskonten, Ihre Brillenpässe, ...
  • einen hilfreichen Terminkalender
  • Schnittstellen zu diverser weiterer Fremdsoftware (z.B. den OMA-Host für die Werkstattzentralsteuerung)
  • die Möglichkeit, Bilder und Texte einzuscannen und zum jeweiligen Kunden abzuspeichern!
  • und vieles mehr...

Was sonst noch wichtig ist:

  • Optik-Office ist selbstverständlich mehrplatz- und darüber hinaus filialfähig!
  • Optik-Office besitzt eine Fernwartungsmöglichkeit, so dass im Fall der Fälle kein teurer Servicetechniker bei Ihnen erscheinen muss!
  • Ihr Datenaltbestand kann in der Regel in Optik-Office konvertiert werden, sofern dieser als Excel-Tabelle oder im Ascii-Format vorhanden ist.
  • Wir liefern Ihnen auf Wunsch auch die benötigte Hardware zu günstigen Konditionen!
  • Für die Lieferung von und die Einweisung in Optik-Office fallen bei uns niemals Kosten an, auch Fahrtkosten werden dafür nicht berechnet!
  • Optik-Office kann auch Akustik! Überzeugen Sie sich davon bitte in unserem Zusatzprospekt für Akustik-Office!

Optik-Office ist eine Verwaltungssoftware für Augenoptikfachgeschäfte, die programmtechnisch und –inhaltlich keine Wünsche offenlässt. Optik-Office zeichnet sich durch seine sehr einfach handzuhabende und übersichtliche Windows-Oberfläche aus, so dass man auch ohne große Computerkenntnisse die Software intuitiv bedienen kann.

Optik-Office bietet überaus günstige Preiskonditionen.

Optik-Office ist eine Komplettlösung! In der Hauptlizenz sind nämlich alle Standardfunktionen enthalten, die man zur sinnvollen PC-Arbeit im Augenoptikfachgeschäft benötigt, d.h. Kunden- und Brillenauftragsverwaltung, Glasbestellung, Fassungslagerverwaltung, Auftragsverfolgung sowie Mailing- und Statistikfunktionen.

Für Optik-Office gibt es aber auch Zusatzmodule. Dabei handelt es sich um Spezialfunktionen, für deren Einsatz zumeist externe Voraussetzungen gegeben sein müssen.

Die Verbreitung von Optik-Office steigt langsam, aber kontinuierlich. Seit dem ersten Installationsjahr 2001 arbeiten jährlich durchschnittlich 30 Neukunden mit Optik-Office. Optik-Office ist daher von seiner Verbreitung her ein „mittelgroßes“ System mit Installationen im mittleren dreistelligen Bereich. Dies ist auch gut so, da nur auf diesem Wege individuelle Kundenbetreuung gewährleistet werden kann!

Optik-Office ist eine Windows Applikation, welche auf 64bit Plattformen als auch auf 32bit Plattformen läuft.

Optik-Office läuft somit unter allen Windows-Betriebssystemen ab Windows 7 bis hin zum aktuellem Windows 10. Alternativ ist es auch jederzeit möglich, Optik-Office auf einem Terminalserver (Windows Server 2012R2/2016) für den Multiuserbetrieb einzurichten, um an den Arbeitsplätzen mit Thinclients zu arbeiten oder einen externen Zugriff über Remotedesktop zu realisieren.

Optik-Office basiert auf einer sehr leistungsstarken SQL-Datenbank, ist daher extrem schnell und anpassfähig für neue Anforderungen.

Kundenverwaltung

Um die Bedienung von Optik-Office wirklich intuitiv erlernen zu können, sind die Kunden sowie die einzelnen Aufträge des jeweiligen Kunden wie "Karteikarten" abgespeichert

Neuanlage eines Kunden

Neuanlage eines Kunden
  • übergeordnete Funktionsmenüs (werden immer angezeigt, egal, wo Sie sich im Programm befinden)
  • Zusätzliche Symbolleiste für die wichtigsten Funktionen
  • Erster Reiter = Kundendaten, hier befinden Sie sich im „Karteiblatt“ der Stammdaten des Kunden Max Mustermann
  • Karteikarte des Kunden - Max Mustermann
  • Alle mit einem Pull-Down versehenen Felder können mithilfe von Kürzeln belegt werden. Die wichtigsten Kundendaten können selbstverständlich auch von der Versichertenkarte des Kunden eingelesen werden:
Strassenverzeichniss
  • Mithilfe des integrierten Strassenverzeichnisses brauchen Sie bei der Kundenneuanlage nur die ersten Buchstaben der Strasse einzugeben. Optik-Office schlägt dann automatisch die richtige Strasse sowie die dazugehörige Postleitzahl und selbstverständlich den Ort vor. So wird die Arbeit wesentlich erleichtert und es werden falsche Mehrfacheingaben vermieden.

Brillenauftrag

Brillenauftrag

Nur eine Eingabemaske pro Auftrag!

  • Sie befinden sich nun im „Karteiblatt“ Brillenaufträge des Kunden Max Mustermann (Zweiter Reiter).
  • Druckfunktionen für diesen Brillenauftrag: Werkstattauftrag, Multifunktionsbogen siehe Abb. im folgenden), verschiedene Rechnungen, Kostenvoranschläge, beliebig viele sonstige Dokumente, Berechtigungsschein u.v.m.
  • Extrafunktionen wie z.B. Beihilfe manuell eingeben, resultierendes Prisma berechnen, verschiedene Gläser miteinander vergleichen, Schnittstellen zu Fremdsoftware usw.!
  • Hin- und Herschalten zwischen mehreren Brillenaufträgen des Kunden Max Mustermann
  • Gläser können bequem aus den elektronischen Glaspreislisten aller gängigen Hersteller ausgewählt werden
  • Die Fassung wird direkt aus dem Fassungslager „geholt“!
  • Ein Klick auf den Taschenrechner genügt und der Kassenanteil wird automatisch berechnet

Multifunktionsbogen

Multifunktionsbogen
  • Mikroperforation zwischen den verschiedenen Formularen des Multifunktionsbogens!
  • Ihr Logo ist problemlos integrierbar!
  • Integrierte Rechnung im DIN-A-6 Format, selbstverständlich sind auch verschiedene DIN-A4 Rechnungen verfügbar!
  • Brillenpass (Vorder- und Rückseite)
  • Abholschein
  • Werkstattauftrag

Druckvorlagendesigner

  • Damit können Sie Ihre Formulare bei Bedarf ganz einfach selbst gestalten und verändern!

Refraktionsprotokoll / sonst. Rechnungen

Umfangreiche Gestaltung von Refraktionsprotokollen, Datenimport vom Autorefraktometer möglich, Datenimport und –export zu Brillenaufträgen einfach per Mausklick!

Umfangreiche Gestaltung von Refraktionsprotokollen
  • Hier wird jegliche Rechnungsserstellung erfasst, die nicht in die anderen Kategorien gehört: verschiedene Preislisten, z.B. für Reparaturen, Lupen, ggf. auch Schmuck, können Sie sich einfach und unkompliziert selbst anlegen und in diesem Programmmodul von Optik-Office aufrufen!

Glasbestellung

Die Glasbestellung sowie Ihre Glaslieferanten finden Sie in der Auftragsbearbeitung schnell und übersichtlich.

Die Glasbestellung
  • Die Glashersteller werden angezeigt, bei denen aktuell Gläser zu bestellen sind, über die Druckvorschau können Sie die Bestellungen per Fax auslösen und den Status der Aufträge von „zu bestellen“ auf „bestellt“ setzen.
  • Über die Symbole der Glashersteller können Sie bei diesen direkt per DFÜ (ohne Doppeleingabe der Aufträge) bestellen (Zusatzmodul 2).

Lagerverwaltung für Fassungen

Lagerverwaltung für Fassungen

Fassungseingabe

  • Die Lagerverwaltung beginnt mit der Fassungseingabe. Dies ist der Bildschirm dazu, den Sie komplett über die Tastatur bedienen können.
  • Sie können sich verschiedene Kalkulationslisten individuell definieren oder einfach nur mit einem Aufschlag arbeiten!

...damit für alles, wofür die Möglichkeit besteht, Kürzel angelegt werden können bzw. im Pull-Down-Menü Auswahlmöglichkeiten bestehen!

Erstellen von Kalkulationslisten

Erstellen von Kalkulationslisten

Etikettendruck

Etikettendruck
  • Was den Etikettendruck angeht, haben Sie die Wahl zwischen mehreren verschieden großen Rechteckklebe- und Schleifenetiketten, hier drei Beispiele:
  • Ihr Etikett kann bedruckt werden, womit auch immer Sie möchten: Lagernummer, Hersteller, Linie, Modell, Farbe, Größe, Barcode, verschlüsselter Einkaufspreis, €- oder EUR-Zeichen usw.

Inventur und Lagerauswertung

  • Sie können sich jederzeit in Sekundenschnelle eine Gesamtbestandsliste zu Inventurzwecken anzeigen lassen. Sie können sich diese nicht nur für den aktuellen Tag, sondern für jedes von Ihnen vorgegebene Datum ausdrucken. Darüber hinaus besteht natürlich die Möglichkeit, den Fassungsbestand zu korrigieren und Fassungspreise abzuwerten.
  • Ferner sind für den Vertreterbesuch Lagerbewegungen (Ein- und Verkäufe) einzelner Hersteller bzw. einzelner Linien abfrag- und auswertbar:

Lagerauswertung

Betriebswirtschaftliche Lagerauswertung

Neben der reinen Verwaltung des Lagers sind für die betriebswirtschaftliche Auswertung viele andere, ehr aussagekräftige Listen abrufbar, z.B.:

  • Wie verteilen sich Ihre einzelnen VK-Gruppen über Ihr Lager?
  • In welcher Preisgruppe haben Sie zuviel, in welcher zuwenig Ware auf Lager?
  • Welche Hersteller mit welchen Linien tragen am meisten zu Ihrem Umsatz bei, wo ist die Spanne am höchsten, wie hoch ist der Lagerumschlag?

Mailing / Werbekontrolle

In der heutigen Zeit ist in einem modernen Augenoptikerunternehmen kaum etwas wichtiger als sinnvolle und zielgerichtete Direktwerbung!
Optik-Office hilft Ihnen bei Ihrer Werbegestaltung durch umfangreiche und sehr einfach handzuhabende Selektionsmöglichkeiten für alle denkbaren Kunden-, Brillen- und ggf. KL-Kriterien!

Selektionsmerkmale
  • Wählen Sie zunächst hier Ihre Selektionsmerkmale aus
  • Die gewählten Selektionsmerkmale werden sofort angezeigt. Ein Klick genügt und Optik-Office zeigt Ihnen die Kunden an, die die jeweiligen Kriterien erfüllen. Im nächsten Schritt können Sie die Kundenliste drucken, in Ihren Word-Serienbrief exportieren oder an Ihre Werbeagentur per e-mail versenden.

Eine Werbeerfolgskontrolle ist sehr hilfreich, um festzustellen, ob sich Ihre einzelnen Mailings auch kaufmännisch rechnen! Sie gewinnen Ihre Erfolgskriterien dadurch, dass Sie vor jedem Auftrag (Brille bzw. KL, je nach Mailingart), der im Werbezeitraum gemacht wird, von Optik-Office gefragt werden, ob dieser Auftrag einer in Frage kommenden Selektion zugeordnet werden soll.

Auftragsverfolgung / Statistik

Optik-Office zeigt Ihnen jederzeit durch einfachen Mausklick Ihre derzeit aktuellen Brillenaufträge an!

Statistische Managementinformationen, die selbstverständlich wie viele weitere Module paßwortschützbar sind, gibt es in Hülle und Fülle.

Kürzelverwaltung

...damit für alles, wofür die Möglichkeit besteht, Kürzel angelegt werden können bzw. im Pull-Down-Menü Auswahlmöglichkeiten bestehen!

Kürzel anlegen

Alles, was bisher vorgestellt wurde, ist Bestandteil der Hauptlizenz von Optik-Office und damit im Komplettpreis enthalten!

Zusatzmodule

Im folgenden finden Sie einige wichtige Zusatzmodule mit Ihren Zusatzfunktionen!

Zusatzmodul 1: Kontaktlinsenverwaltung

Zusatzmodul 1: Kontaktlinsenverwaltung
  • Klicken Sie in der Kundenmaske von Max Mustermann auf den (dritten) Reiter „Kontaktlinsenaufträge“, erscheint zunächst der Übersichtsbildschirm des KL-Moduls „Allgemein“:
  • Gleichsam wie in einem Karteikartensystem haben Sie für den jeweiligen Kunden noch die anderen Reiter „Memo“, „Messung“, „Anpassung“, „Abgabe“, „Nachkontrolle“, „Rechnung“ und „Verträge“

Wir sind an dieser Stelle auch ganz ehrlich: Die immense Übersichtlichkeit aller bisher schon vorgestellten Bestandteile von Optik-Office geht im KL-Modul etwas verloren ... dafür ist dieses aber von der Anwendungsbreite für den Kontaktlinsenspezialisten unschlagbar!

Zusatzmodul 2: DFÜ-Bestellung

Hier besteht die Möglichkeit, die Brillenauftragsdaten aus Optik-Office direkt an das Bestellmodul des jeweiligen Glasherstellers (z.B. Hoyalog, WinFit) zu senden, um sich lästige Doppeleingaben zu ersparen!
Alternativ können die Gläser auch per e-mail direkt aus Optik-Office bei Ihrem Glaslieferanten bestellt werden!

Hersteller: Hoya, Rodenstock, Zeiss, Essilor, Rupp & Hubrach, Optovision, Stratemeyer, Mailshop, Schulz, Seiko und alle weiteren Glaslieferanten, die das sog. „Edifact“-Format unterstützen!
(Abb. siehe unter Glasbestellung!)

Zusatzmodul 3: Krankenkassenabrechnung

...wenn Sie lieber selbst mit den Kassen abrechnen als ein Dienstleistungszentrum damit zu beauftragen!
Krankenkassen-Preise und Berechtigungsscheindruck sind selbstverständlich in der Hauptlizenz enthalten, bei diesem Zusatzmodul geht es ausschließlich um die Erstellung von Einzel- und Sammelrechnungen an die gesetzlichen Krankenkassen sowie die Verwaltung abgerechneter Brillenaufträge.

Zusatzmodul 4: Lagerverwaltung zusätzlich für Handelsware kombiniert mit PC-Kassenanbindung

Möchten Sie nicht nur Ihre Fassungsverwaltung, sondern Ihre komplette Lagerverwaltung in Optik-Office integrieren und darüber hinaus auf eine veraltete Registrierkasse verzichten, so empfehlen wir Ihnen dieses Zusatzmodul in Kombination mit einem zusätzlichen Kassenarbeitsplatz!

Handelswarenlager
  • Die Eingabemaske von Ware in das Handelswarenlager

Senden an das Kassenmodul ist möglich für Brillenaufträge und KL-Aufträge. Sonnenbrillen und Handelsware werden über die Lagernummer eingegeben. Ein komfortabler Laserscanner kann für alle Artikel verwendet werden

Zusatzmodul 5: Spaltlampen-Videobilder

Zusatzmodul 5: Spaltlampen-Videobilder
  • Machen Sie Ihre Fotos direkt in Optik-Office und speichern Sie diese gleich beim richtigen Kunden ab (Voraussetzung: Videokamera und spezielle Videokarte)!

Alternativ können Sie auch mit einer Digitalkamera Ihre Kunden mit verschiedenen Fassungen aufnehmen, am Bildschirm mehrere Aufnahmen miteinander vergleichen, drucken und beim Kunden speichern.

Zusatzmodul 6: Anbindung eines Keratographen

...möglich für den Oculus-, den Rodenstock- und den bon-optic-Keratographen! Rufen Sie das Softwaremodul Ihres Hornhauttopographen direkt aus der Kundenmaske von Optik-Office auf!
Speichern Sie Ihre Messdaten beim richtigen Kunden in Optik-Office ab! Rufen Sie diese im Netzwerk an jedem beliebigen Arbeitsplatz auf!

Zusatzmodul 7: Anbindung eines Videozentriersystems

Zusatzmodul 7: Anbindung eines Videozentriersystems

...möglich für VisuPoint, VisuReal, Zeiss-VideoInfral!
Senden Sie Ihre Kunden- und Brillenauftragsdaten direkt von Optik-Office an Ihr Videozentriersystem!
Speichern Sie die Zentrierdaten direkt beim jeweiligen Kunden in Optik-Office ab!

Die Module 6 und 7 ersparen vor allem lässtige Doppeleingaben und doppelte Verwaltung in der jeweiligen Geräte- und Verwaltungssoftwaredatenbank.

Zusatzmodul 8: Glasberatung mit individuellen Glaspreislisten

Es wird heutzutage immer wichtiger, den Kunden qualifiziert, kompetent und verständlich zu beraten!
Natürlich können in Optik-Office direkt im Brillenauftrag verschiedene Gläser eines oder mehrerer Lieferanten direkt miteinander verglichen werden (= Standardfunktion). Die individuelle Glasberatung will und kann mehr bieten:

Denn sofern es zu Ihrer Unternehmensphilosophie gehört, mit dem Kunden direkt am Bildschirm die Gläser auszuwählen, können sowohl der Kunde als auch Ihr Mitarbeiter mit individuell von Ihnen vorgegebenen Glaskategorien wesentlich mehr anfangen als mit den oft unverständlichen Preislisten Ihrer Glaslieferanten.
Sie definieren sich leicht verständliche Glaskategorien mit passenden Informationstexten und legen diesen, je nach aktueller Einkaufssituation, die Gläser Ihres jeweils preisgünstigsten Lieferanten zugrunde. So brauchen weder Kunde noch Mitarbeiter zu erfahren, woher Sie die Gläser beziehen, wenn Sie das nicht wollen!

Glaskategorien
  • Hier definieren Sie sich Ihre Glaskategorien sowie die Gläser dazu:
Brillenauftrag
  • Im Brillenauftrag sieht das Ganze dann so aus:

Wollen Sie mehr Informationen erhalten, so fordern Sie bitte kostenlos und unverbindlich eine Demo-CD an!

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